A maioria dos currículos recebidos pelos profissionais de contratação contém uma lista de habilidades do Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Mas a verdade é que a maioria dessas habilidades se limita a funções rudimentares nas ferramentas do Office, como copiar/colar, enviar e-mail ou criar uma apresentação.
Um estudo recente feito pela National Skills Coalition mostrou que quase um em cada três trabalhadores dos EUA tem habilidades de informática muito fracas ou quase nenhuma.
Só porque o conhecimento do MS Office está incluído no currículo, isso não significa que o candidato tenha as habilidades necessárias para operar essas ferramentas de forma eficaz. Eles podem ter habilidades básicas do Office, mas elas não são suficientes para fins comerciais complexos. É por isso que este artigo irá ajudá-lo a entender:
Quais funções mais precisam das ferramentas do Microsoft Office
As desvantagens de contratar alguém que não possui habilidades no Microsoft Office
Os benefícios de usar uma plataforma de testes online para avaliar a proficiência do MS Office
Os tipos de testes que você deve usar para avaliar as habilidades do Microsoft Office
Quais funções exigem testes do Microsoft Office?
A alfabetização em informática não é algo limitado a um pequeno número de funções no mundo dos negócios. Hoje, a maioria dos empregos exige conhecimentos de informática. Existem, no entanto, certas funções no local de trabalho que exigem mais o Microsoft Office do que outras:
Funções administrativas: As funções administrativas exigem que os funcionários usem várias ferramentas de escritório porque um administrador precisa ter conhecimento de sistemas de arquivamento, entrada de dados, gerenciamento de material de escritório e agendamento de compromissos.
Trabalhos de escritório: Trabalhar no escritório hoje significa ser conhecedor de tecnologia e usar a tecnologia a seu favor. O MS Office precisa fazer parte do conjunto de habilidades de qualquer funcionário de escritório.
Funções gerenciais: Um gerente tem uma infinidade de deveres e responsabilidades no local de trabalho, e quase todos eles exigem o uso de ferramentas e tecnologia do MS Office. Essas tarefas incluem escrever memorandos e procedimentos operacionais, agendar chamadas e reuniões e acompanhar os sistemas de recompensa e reconhecimento, entre outros.
Vendas e marketing: Participar de correspondência comercial, escrever e-mails profissionais, criar e realizar apresentações, ter uma planilha do Excel como rastreador ou ferramenta de CRM – tudo isso e muito mais são habilidades do MS Office que qualquer profissional de marketing ou agente de vendas precisa.
Finanças: habilidades avançadas de Excel são necessárias para um contador ou qualquer pessoa que trabalhe em finanças.
Benefícios de usar um teste de proficiência online do Microsoft Office
Todas as funções mencionadas acima são apenas algumas para as quais o MS Office é um pré-requisito para fazer um bom trabalho. Mas as habilidades do MS Office são um requisito ou úteis para melhorar a produtividade do funcionário em muitos outros trabalhos, reduzindo o tempo necessário nas tarefas e agilizando a comunicação.
Com isso em mente, um profissional de contratação deve verificar todos os candidatos em sua proficiência no Microsoft Office.
Dado que muitos candidatos afirmam ter habilidades do MS Office em seus currículos, como você avalia se essas afirmações são verdadeiras?
A melhor maneira de fazer isso é através de testes online contudo eficiente. Existem algumas razões para isso:
- Os testes online são fáceis de administrar, dimensionam e fornecem resultados objetivos e imparciais para todos os candidatos.
- Você pode comparar facilmente as pontuações dos candidatos ao fazer testes online.
Aqui estão os dois benefícios mais importantes de utilizar uma avaliação online para verificar a proficiência no Microsoft Office dos candidatos.
Remover candidatos não qualificados
Não importa se você tem 15, 100 ou 2.000 candidatos para a vaga. Você simplesmente administra o teste online do MS Office com um simples clique e envia o teste para todos os seus candidatos com link de grupo.
A melhor coisa sobre os testes online é que você não perderá tempo – dos candidatos ou do seu. Com um teste antes da contratação, você vê imediatamente quais candidatos possuem as habilidades necessárias para progredir no processo de contratação e para quais o processo termina naquele momento.
Considere o seguinte ponto de dados: Qualquer vaga de emprego recebe uma média de 118 inscrições . A entrevista média dura entre 45-60 minutos. Entrevistar todos esses candidatos levaria três semanas inteiras de turnos de 8 horas para avaliar os candidatos.
Com um teste online, você elimina qualquer candidato que não seja adequado. Para aqueles que se encaixam bem, você acabou de verificar as alegações de proficiência no MS Office em seus currículos.
Use como parte de seu teste online
Você não usará apenas um teste de proficiência do Microsoft Office — você o usará em conjunto com outros testes como parte de seu kit de teste antes da contratação.
Digamos que você está contratando um contador. Faria sentido dar a eles um teste online do Microsoft Office Excel – tanto o teste básico quanto o avançado. Mas, além disso, você deve avaliar algumas de suas outras habilidades como parte de seu teste antes da contratação:
- Teste de contabilidade financeira: Este teste ajuda a avaliar as habilidades do contador, para que você possa ter certeza de que ele tenha as habilidades necessárias para a função.
- Teste intermediário de matemática: Este teste ajuda a avaliar as habilidades matemáticas do candidato — qualquer bom contador precisa ser bem versado em matemática avançada.
- Teste de raciocínio lógico: um teste de raciocínio lógico não é um teste de matemática – este é um teste de raciocínio lógico que avalia a capacidade dos candidatos de raciocinar a partir de números, fazendo com que eles interpretem números, porcentagens, tabelas, gráficos e diagramas.
Avalie o nível de proficiência da sua força de trabalho atual
Você pode até mesmo dar a seus funcionários um teste de proficiência no Microsoft Office. Com os resultados, você pode analisar as lacunas atuais em sua força de trabalho e criar um plano de treinamento para preencher essas lacunas.
Saber onde seus funcionários não possuem certas habilidades é sempre melhor porque você pode criar um plano para treiná-los nessas áreas mais fracas, e uma avaliação de habilidades do Microsoft Office pode ajudá-lo com isso.
Tipos de testes de avaliação do Microsoft Office
Quando se trata de avaliação do Microsoft Office, alguns testes são obrigatórios para avaliar o conhecimento em informática.
Microsoft Excel
Existem dois testes distintos do Microsoft Excel que você pode enviar aos seus candidatos:
Teste do Microsoft Excel (básico)
Teste do Microsoft Excel (avançado)
O teste do Microsoft Excel (básico) avalia a capacidade do candidato de ler planilhas, realizar cálculos gerais e usar tabelas. O teste é usado quando você deseja contratar:
Assistentes gerenciais
Assistentes executivos
O teste do Microsoft Excel (avançado) avalia o domínio dos candidatos em ferramentas do Excel, como fórmulas avançadas, relatórios e visualizações, e organização de dados. O teste é usado quando você deseja contratar:
Profissionais de finanças
Marketing e vendedores
Cientistas de dados
Contadores
Teste para dar aos seus candidatos: Teste Microsoft Excel (avançado)
Microsoft PowerPoint
O teste do Microsoft PowerPoint avalia as habilidades criativas e criações de conceitos dos candidatos e a capacidade de traduzi-los em apresentações vívidas. Os testes também avaliam suas habilidades técnicas para ver se eles podem criar slides eficazes ou apresentações de slides atraentes e quão bem eles usam objetos.
O teste é usado quando você deseja contratar:
Gerentes de desenvolvimento de negócios
Consultores
Funções de marketing
Designers
Teste para dar aos seus candidatos: Teste do Microsoft PowerPoint
Microsoft Word
O teste do Microsoft Word avalia as habilidades dos candidatos com recursos do Microsoft Word, como salvar, proteger, fechar, imprimir um documento, formatar páginas, usar ferramentas de edição e notas de rodapé.
O teste é usado quando você deseja contratar:
Assistentes pessoais
Assistentes executivos
Redatores, redatores de conteúdo e editores
Profissionais de marketing
Gerentes de RH
Teste para dar aos seus candidatos: Teste do Microsoft Word
Identifique candidatos fortes com um teste de avaliação do Microsoft Office
A alfabetização em computador não é mais um luxo; é uma obrigação no ambiente de negócios de hoje. E a alfabetização em informática começa com o conhecimento e as habilidades necessárias para operar as ferramentas do Microsoft Office. O ambiente do Pro-Tests irá auxiliar você a avaliar a proficiência dos candidatos nas habilidades do MS e remover os candidatos não qualificados do processo de contratação. Comece hoje de graça e tome melhores decisões para suas contratações.